MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

Tentor: Suro Dhemit-BLC TELKOM KLATEN




Prinsip umum manajemen proyek

               George R. Terry telah merumuskan fungsi tersebut sebagai POAC :

• Planning (Perencanaan)
  
                Proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
  
  
               Nantinya, yang akan dilaporkan adalah berdasarkan planning atau perencanaan ini. Pegang teguh jobdesk yang anda terima. Hanya kerjakan apa yang menjadi tanggung jawab anda. Atur time schedule.
  
  
  • Time schedule meliputi :
    
    
  • Tahap awal(persiapan)
  • Tahap action(pelaksanaan)
  • Tahap akhir(evaluasi)

• Organizing (Pengorganisasian)
  
                Dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
  
               Fungsinya adalah :
  
  1. Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
  2. Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
  3. Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
  
  
              Dilaksanakan selama pelaksanaan. Kesesuaian dengan jadwal yang telah dibuat dan disepakati.

• Actuating (Penggerakan)
  
                Fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
  
               Bagaimana antara individu satu dengan individu yang lain dapat saling bersinergi, bagaimana seharusnya sebuah tim bisa mewujudkan teamwork yang optimal.

• Controling (Pengendalian)
  
  
            Kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi. 

PROYEK..???

 Proyek yaitu :

• KEGIATAN tertentu (oleh manusia – ada waktunya – tempat & metode/cara – alat & bahan)
•  
•  JELAS WAKTUNYA
•  
• TIDAK RUTIN
•  
• ADA ALASAN YANG JELAS

 Kegiatan proyek adalah:
              Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).


Ciri Proyek :

• Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan 

• Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)

• Jumlah biaya sudah ditentukan (Plafond) 

• Jangka waktu pelaksanaan sudah pasti (terbatas, sehingga Jadwal kegiatan harus ditentukan)

• Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)

• Non rutin / tidak berulang-ulang. 

Proyek dan program,, apa bedanya..??

            Proyek :  Paket / Rangkaian kegiatan yang merupakan bagian dari program, berlangsung dalam jangka waktu yg telah ditentukan (terbatas)  dengan  alokasi sumber daya & untuk mencapai  sasaran yang  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).

            Program : Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.



Konsep Manajemen Proyek Pendidikan..??

            Manajemen proyek Pendidikan: Mengatur Proyek di Bidang Pendidikan dengan menggunakan pendekatan manajemen (proyek Pendidikan sebagai obyek kajian manajemen).


Manajemen Proyek..??

            Yaitu, rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisasi.


Kapan dan mengapa perlu manajemen proyek..??

• Supaya target tercapai

• Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan

• Memerlukan kecepatan (not business as usual)

• Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.

• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik

• Memerlukan terobosan.

 Tahap Manajemen Proyek..??

• Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi  proyek)

• Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)

• Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya

• Evaluasi: -monitoring – pengendalian

• Audit Proyek

• Terminasi: Penutupan proyek.

Pengawasan dan Pengendalian proyek..??

•            Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara ketat) perkembangan implementasi program-program pembangunan dan utk mengatasi problema- problema implementasi dgn segera.

•             Rapat rutin ini juga utk mengambil keputusan terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn dunia usaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyek pembangunan).

•               Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utk pengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).

Semoga Bermanfaat..